I. Wprowadzenie
Ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo informacji oraz działanie wyłącznie w obszarze zgodności z prawem zawsze były traktowane priorytetowo w działalności Centralnego Ośrodka Sportu. Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość, pragniemy w należyty sposób informować Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Mając na uwadze bezpieczeństwo Państwa danych, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.
II. Centralny Ośrodek Sportu
Centralny Ośrodek Sportu (dalej: COS) w rozumieniu niniejszej polityki prywatności oznacza:
Administratorem Państwa danych osobowych jest Centralny Ośrodek Sportu z siedzibą przy ulicy Łazienkowskiej 6a, 00-449 Warszawa.
III. Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?
Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Centralny Ośrodek Sportu jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Odnosi się to zarówno do danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. COS realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych sytuacjach, określonych odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami.
IV. Punkt kontaktowy
Centralny Ośrodek Sportu działając w obszarze zgodności prawnej i doceniając znaczenie ochrony danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych (dalej: IOD) w osobie Pana Marcina Kowalczyka. Inspektor Ochrony Danych w ramach realizowanych zadań dba o ochronę praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane przez COS oraz weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych.
We wszystkich kwestiach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych przez Centralny Ośrodek Sportu mogą się Państwo kontaktować z IOD:
V. Zakres, sposoby i cele przetwarzania danych
Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których przetwarzamy dane osobowe. Kierując się tym, by nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.
Jednocześnie pragniemy zapewnić, że ilekroć przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (COS), staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby. Nie przetwarzamy danych osobowych, gdy dojdziemy do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad naszymi interesami, chyba że dysponujemy inną przesłanką legalizującą.
V.1. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez Centralny Ośrodek Sportu lub korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną
Osoby fizyczne odwiedzające nasze strony internetowe lub korzystające z usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam przekazują, przy czym zapewniamy, że zbieranie i wykorzystywanie informacji o użytkownikach ograniczamy do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na oczekiwanym poziomie.
W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Ciasteczka (ang. cookies) to niewielkie pliki danych informatycznych, zapisywanych i przechowywanych na komputerze, tablecie lub smartphonie przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. „Cookies” zazwyczaj zawierają nazwę strony, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu oraz unikalny numer.
Na stronie internetowej odwiedzającym będą prezentowane informację o plikach cookie zgodnie z przepisami prawnymi do czasu zaakceptowania/zamknięcia tejże informacji przez odwiedzającego. Dane o zaakceptowaniu informacji zostaną zapisane w plikach cookie na komputerze odwiedzającego.
Pliki Cookies wykorzystywane są w celach:
W ramach serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies: „sesyjne”, „stałe” oraz „zewnętrzne”.
Cookies „sesyjne” to pliki tymczasowe, przechowywane w komputerze, tablecie lub smartphonie użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony lub zamknięcia przeglądarki internetowej i służą do obsługi usług wymagających uwierzytelniania w ramach danej strony internetowej.
„Stałe” pliki cookies przechowywane są w komputerze, tablecie lub smartphonie przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika i służą do zapamiętania wybranych przez użytkownika ustawień i personalizacji interfejsu.
„Zewnętrzne” pliki cookies (tzw. third parties cookies) umożliwiają zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych oraz dostarczanie użytkownikom treści reklamowych, optymalnie dostosowanych do zainteresowań poszczególnych użytkowników.
Dane osobowe zbierane przy użyciu ciasteczek są zaszyfrowane, by uniemożliwić dostęp do nich osobom niepożądanym i nieuprawnionym. Zbierane są wyłącznie w celu wykonania na rzecz użytkownika określonych funkcji.
W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy strony internetowej COS mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
Nasza strona internetowa oferuje Państwu różne możliwości nawiązania kontaktu z nami za pomocą formularza kontaktowego. W ramach korzystania z formularzy konieczne jest, aby przekazali nam Państwo swoje dane osobowe. Dane te są przetwarzane tylko w ramach i w celu dla którego zostały podane i za Państwa wyraźną zgodą. Zgoda w zakresie formularzy kontaktowych jest wyrażona poprzez Państwa celowe działanie (tzw. zgoda konkludentna), czyli przesłanie formularza oraz podanie danych osobowych.
Strona umożliwia również zapis do Newslettera COS umożliwiającego otrzymywanie wiadomości marketingowych tj.: informacje o nowych inwestycjach, rozwój COS, promocje, najnowsze wydarzenia w Ośrodkach Przygotowań Olimpijskich oraz hali sportowo-widowiskowej COS Torwar, informacje ze świata sportu, itp.
Na stronie https://cos.pl/ używamy tak zwanych Social Plugins ("Plugins") sieci społecznościowej Facebook, należącej do Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA ("Facebook"). Pluginy są oznakowane logiem Facebook oraz dodatkiem "Społecznościowy Plug-in Facebook" Przegląd naszych pluginów Facebook oraz ich wygląd można znaleźć tutaj: developers.facebook.com/plugins. Jeśli wyświetlą Państwo którąś z naszych stron zawierających taki plugin, wówczas Państwa przeglądarka stworzy bezpośrednie połączenie z serwerami Facebooka. Przenoszone są przy tym do Facebooka dane osobowe (obecnie są to adres IP, data i godzina, wyświetlona strona/nazwa wyświetlonego URL oraz cookie-ID). Przetwarzanie danych odbywa się według naszej wiedzy w USA. Facebook może te dane powiązać z innymi danymi, które posiada on na Państwa temat. COS, jako administrator strony internetowej nie posiada jednak żadnej wiedzy na temat dokładnego procesu przetwarzania danych przez Facebooka. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych przez Facebook znaleźć można w postanowieniach na temat danych osobowych Facebook http://www.facebook.com/about/privacy/).
Na stronie https://cos.pl/ używamy także Social Plugins sieci społecznościowej Twittera należącej do Twitter Inc. oraz Snapchat należącej do Snap Inc.
V.2. Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z Centralnym Ośrodkiem Sportu w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy
Od osób fizycznych, które kontaktują się z nami w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi naszych usług, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail. W szczególności, osoby te mogą wysłać nam formularz kontraktowy za pośrednictwem strony internetowej. Wiadomości takie zawierają ustawioną nazwę użytkownika i adres e-mail, oraz dodatkowe informacje, jakie użytkownik chce zawrzeć w wiadomości.
Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych informacji zawierających szczególne kategorie danych osobowych, wymienionych w art. 9 ust. 1 RODO (informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.
V.3. Przetwarzanie danych osobowych klientów i potencjalnych klientów
Centralny Ośrodek Sportu przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów. Wśród nich mogą znajdować się również dane osób kontaktowych po stronie klientów i potencjalnych klientów (ich pracowników). Tego typu dane osobowe są przetwarzane w systemach informatycznych, którymi posługuje się COS, w tym w systemie CRM.
Przez formularz kontaktowy na stronie internetowej COS możemy pozyskiwać następujące dane: imię i nazwisko, nazwa związków i klubów sportowych, nazwa firmy, ilości osób przyjezdnych z danym podmiotem lub grupą osób, daty przyjazdu i wyjazdu, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane przekazane przez użytkownika w treści wiadomości.
Przez formularz zapisu do Newslettera na stronie internetowej COS możemy pozyskiwać następujące dane: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, kategoria zapisującego.
V.4. Przetwarzanie danych osób odwiedzających profil biznesowy
Centralny Ośrodek Sportu i Facebook to współadministratorzy danych Użytkowników, którzy polubili fanpage COS, dostępny pod adresem: https://www.facebook.com/centralnyosrodeksportuPL. W związku z tym COS, jako Administratorzy fanpage’a, może uzyskiwać anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających stronę za pomocą funkcji udostępnionej przez Facebooka. Dane te są gromadzone dzięki plikom cookies, z których każdy zawiera niepowtarzalny kod użytkownika (są one aktywne przez dwa lata i zapisywane przez Facebooka na twardym dysku komputera lub na każdym innym nośniku osób odwiedzających fanpage’a). Kod użytkownika, który można powiązać z danymi połączenia użytkowników zarejestrowanych na Facebooku, zostaje pobrany i przetworzony w chwili otwarcia fanpage’a. Mimo, iż są to dane anonimowe, COS może zwrócić się do Facebooka o ich przetworzenie w zakresie:
Jednocześnie, dane osób, które polubiły fanpage (zarówno Facebook , Twitter jak i Snapchat) mogą być przetwarzane w formie niezanonimizowanej w przypadku:
W żadnym wypadku dane osób, które polubiły fanpage Centralnego Ośrodka Sportu nie zostaną wykorzystane w innym celu niż ten, dla którego zostały przekazane. Ich przetwarzanie będzie realizowane wyłącznie na portalu fanpage’a i zgodnie z ogólnymi zasadami korzystania z portalu.
Dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Polski, Unii Europejskiej oraz Europejski Obszar Gospodarczy w zakresie funkcjonowania portalu społecznościowego.
Dodatkowe informacje w odniesieniu do korespondencji elektronicznej
Jeżeli chcą Państwo napisać do nas wiadomość e-mailową, proszę zwrócić uwagę na to, że niezaszyfrowane wiadomości e-mail, które są przesyłane przez Internet, nie są wystarczająco chronione przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich.
IV.5. Przetwarzanie danych osób kandydujących do pracy
Dane osób kandydujących do pracy są zbierane dla potrzeb trwających rekrutacji oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy. Spółka może także przetwarzać dane jeżeli kandydat do pracy wyraził zgodę na ich przetwarzanie m.in. dla potrzeb przyszłych rekrutacji.
W przypadku gdy przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę na udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych, dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do czasu jej cofnięcia.
V. Podstawy prawne przetwarzania
W przypadku akcji promocyjnych przeprowadzanych na portalach społecznościowych, polegających na przesłaniu przez Użytkownika zdjęcia o określonej tematyce, zgoda na przetwarzanie jego danych osobowych w postaci wizerunku utrwalonego na zdjęciu, imienia i nazwiska oraz adresu korespondencyjnego w przypadku wygrania nagrody rzeczowej (w celu jej przesłania) jest przez niego wyrażana poprzez przekazanie / udostępnienie tego zdjęcia i przekazanie wskazanych danych. W przypadku przesłania zdjęcia, na którym widoczny jest też wizerunek osób trzecich, Użytkownik potwierdza jednocześnie, że ma prawo do wykorzystywania, w tym udostępniania, wizerunku tych osób.
Niekiedy przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania pewnych danych osobowych dla celów podatkowych i rachunkowych.
Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych przez Centralny Ośrodek Sportu. Stosownie do powyższego informujemy, że w przypadku, gdy COS przetwarza dane osobowe na podstawie:
W przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy wynosi maksymalnie 10 lat.
Państwa dane osobowe przekazujemy innym podmiotom na podstawie wymogów przepisów prawa lub w związku z realizacją celu, dla którego zostały nam one przekazane. Jednocześnie deklarujemy, że korzystamy jedynie z usług podmiotów sprawdzonych, znanych na rynku i dających gwarancje bezpieczeństwa Państwa danych. Umowy, w ramach których powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zawierają zapisy na temat wymaganych przez nas środków ochrony, zapewniających poufności, integralność i dostępność przekazywanych danych.
Możemy przekazywać Państwa dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania, partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu oraz podmiotom, z którymi współpracujemy. Ponadto, dane mogą być przekazywane dostawcom takich usług jak usługi windykacyjne, podatkowe, prawne, księgowe. Państwa dane osobowe są przekazywane tym podmiotom i innym osobom trzecim tylko jeśli jest to niezbędne, aby wykonać usługi, których Państwo zażądali lub które Państwo autoryzowali, aby chronić Państwa i nasze prawa, własność lub bezpieczeństwo lub jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie obowiązujących ustaw, przepisów sądowych lub przepisów pozostałych urzędów lub jeżeli ujawnienie danych osobowych jest w inny sposób konieczne do wsparcia ustaleń prawnych lub karnoprawnych lub procesu sądowego.
W związku z powyższym wskazujemy, że odbiorcami danych osobowych, które COS przetwarza jako administrator danych osobowych mogą być:
Państwa dane osobowe nie będą przekazane podmiotom przetwarzającym dane osobowe mającym siedzibę poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a Centralny Ośrodek Sportu jako administrator danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych.
Wniosek może być złożony za pośrednictwem skrzynki e-mail lub drogą pocztową. Jego rozpatrzeniem zajmiemy się niezwłocznie. W związku z tym konieczne jest podanie danych kontaktowych na jakie chcielibyście Państwo otrzymać odpowiedź. Jeżeli realizacja wniosku będzie trwała dłużej niż miesiąc, o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem/wiadomością. Takie przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków.
Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny, Inspektor Ochrony Danych skieruje do Państwa prośbę o jego uzupełnienie w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku.
Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie prowadzona również w tej formie, jeżeli okaże się to możliwe i nie zostanie wskazany inny kanał komunikacji. Pragniemy zaznaczyć, że ta forma minimalizuje również negatywny wpływ na środowisko naturalne.
Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest nieuzasadnione lub często powtarzane, Administrator może nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji lub odmówić rozpoznania wniosku.
Zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.
Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
