1. Wstęp
Ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo informacji oraz działanie wyłącznie w obszarze zgodności z prawem zawsze były traktowane priorytetowo w działalności Centralnego Ośrodka Sportu. Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość, pragniemy w należyty sposób informować Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Mając na uwadze bezpieczeństwo Państwa danych, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.
2. Centralny Ośrodek Sportu
Centralny Ośrodek Sportu (dalej: COS) w rozumieniu niniejszej polityki prywatności oznacza:
Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem niniejszej strony internetowej oraz w mediach społecznościowych jest Centralny Ośrodek Sportu w Warszawie.
W przypadku skorzystania przez Państwa z dostępnego na stronie internetowej formularza kontaktowego administratorem danych osobowych jest Centralny Ośrodek Sportu w Warszawie lub właściwy Centralny Ośrodek Sportu – Ośrodek Przygotowań Olimpijskich do którego kierowane jest pytanie.
Administratorem danych osobowych osób korzystających z obiektów sportowych oraz bazy noclegowej jest właściwy Centralny Ośrodek Sportu – Ośrodek Przygotowań Olimpijskich, w którym świadczone są usługi na rzecz danej osoby.
W zakresie procesu prowadzenia działań marketingowych polegających m.in. na organizacji i realizacji wysyłki newslettera, poszczególne Centralne Ośrodki Sportu – Ośrodki Przygotowań Olimpijskich oraz Centralny Ośrodek Sportu w Warszawie działają jako współadministratorzy danych osobowych w rozumieniu art. 26 RODO.
W ramach wskazanego procesu poszczególne COS-OPO pozyskują dane osobowe oraz zgody na otrzymywanie informacji marketingowych, natomiast Centralny Ośrodek Sportu w Warszawie odpowiada za techniczną organizację i realizację wysyłki newslettera. Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych związanych z prowadzeniem komunikacji marketingowej.
Szczegółowe informacje dotyczące podziału obowiązków pomiędzy współadministratorami, w tym punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, określa odrębne porozumienie o współadministrowaniu.
3. Punkt kontaktowy
Centralny Ośrodek Sportu działając w obszarze zgodności prawnej i doceniając znaczenie ochrony danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych (dalej: IOD) w osobie Pana Marcina Kowalczyka. Inspektor Ochrony Danych w ramach realizowanych zadań dba o ochronę praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane przez COS oraz weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych.
We wszystkich kwestiach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych przez Centralny Ośrodek Sportu mogą się Państwo kontaktować z IOD:
4. Cele i podstawy przetwarzania
a) w przypadku skorzystania z naszego formularza kontaktowego na stronie, Państwa dane są przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest udzielenie odpowiedzi na zadane przez Państwa pytanie i prowadzenie korespondencji lub jeżeli korespondencja zmierza do zawarcia umowy z nami w celu wykonania umowy lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia tej umowy ,na żądanie osoby podającej swoje dane (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) jeżeli wyrazili Państwo chęć otrzymywania od nas naszego newslettera lub informacji o naszej ofercie, Państwa dane są przetwarzane w oparciu o udzieloną nam zgodę na przesyłanie na wskazany adres mailowy informacji handlowych i marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
c) na podstawie zgody są przetwarzane również Państwa dane jeśli udzielili jej Państwo na kontakt telefoniczny w celach handlowych i marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
d) w przypadku prowadzenia korespondencji mailowej, Państwa dane są przetwarzane w celu komunikacji z Państwem, w tym udzielaniu odpowiedzi na zadane nam pytania, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
e) dane osobowe osób korzystających z bazy noclegowej oraz obiektów sportowych są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia i realizacji umowy dotyczącej świadczenia usług noclegowych, sportowych, rekreacyjnych lub innych usług oferowanych przez COS-OPO (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
e) w przypadku zgłoszenia uczestnictwa w organizowanym przez nas konkursie przetwarzamy Państwa w celu organizacji i przeprowadzenia konkursu, wyłonienia zwycięzców i rozdania nagród co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
f) jeżeli zawarli Państwo z nami umowę możemy wysyłać do Państwa ankiety badania satysfakcji celem podnoszenia jakości naszych usług, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
g) Dane Użytkowników, którzy polubili/zaobserwowali media społecznościowe Centralnego Ośrodka Sportu, dostępne na:
przetwarzane będą w celu administrowania i zarządzania w/w mediami społecznościowymi COS, komunikowania się z Użytkownikami, w tym udzielania odpowiedzi na zadawane pytania, wchodzenia w interakcje, informowania o organizowanych wydarzeniach, ciekawych informacjach, usługach i produktach oferowanych przez Administratora, tworzenia społeczności na ww. mediach społecznościowych na podstawie udzielonej przez zaobserwowanie profilu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W związku z tym COS, jako Administrator w/w mediów społecznościowych, może generować anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających strony za pomocą funkcji udostępnianych przez dostawców.
Użytkownik dobrowolnie decyduje się na polubienie/obserwowanie/wchodzenie w interakcje na profilu/stronie/grupie w danym portalu społecznościowym. Zasady panujące w profilu biznesowym COS na platformach dostawców ustalane są przez Administratora, jednakże zasady przebywania na portalach społecznościowych wynikają z regulaminów dostawców będących współadministratorami danych.
W każdej chwili mogą Państwo przestać obserwować, a nawet zablokować profil Administratora na portalu społecznościowym. Z uwagi na specyfikę wykorzystywanych przez Administratora platform wyłącznie skorzystanie z opcji „zablokuj użytkownika” spowoduje, że nie będą wyświetlane Państwu żadne treści tworzone przez Administratora. W pozostałym zakresie treści dostępne na danej platformie społecznościowej mają charakter powszechny.
Administrator przetwarza ogólnodostępne dane osobowe, takie jak np. imię, nazwisko czy oraz inne informacje, które umieszczane są na profilach Użytkowników i dostępne publiczne.
5. Czas przetwarzania
COS przetwarza dane osobowe oraz przechowuje je przez czas uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych tj.:
a) jeśli kontaktowali się Państwo z nami za pomocą formularza kontaktowego znajdującego się na stronie lub poprzez korespondencję mailową, Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia dalszej korespondencji związanej ze zgłoszoną sprawą. Następnie dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej jednak niż do upływu terminów ich przedawnienia,
b) jeżeli zapisali się Państwo do naszego newslettera, Państwa dane są przetwarzane do czasu wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych tj. do czasu wypisania się z newslettera,
c) jeżeli udzielili nam Państwo zgody na kontakt telefoniczny Państwa dane są przetwarzane do czasu wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych,
d) dane osobowe przetwarzane w związku z dokonaniem rezerwacji oraz korzystaniem z bazy noclegowej, obiektów sportowych lub innych usług świadczonych przez Administratora są przechowywane przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji umowy oraz w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych tj. przez okres 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym, dokonano płatności za usługę oraz do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa,
e) dane osobowe zawarte w zgłoszeniach konkursowych będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia konkursu oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji i roszczeń. W przypadku zgłoszeń publikowanych w serwisach społecznościowych dane mogą pozostać publicznie dostępne do czasu usunięcia ich przez uczestnika lub administratora profilu społecznościowego, z zastrzeżeniem okresu niezbędnego do realizacji celów, dla których zostały opublikowane,
f) ankiety są przesyłane do Państwa nie częściej niż raz na kwartał,
g) Dane Użytkowników, którzy polubili profil COS dostępny na portalach społecznościowych (Facebook, Linkedin, X, YouTube, Instagram) przetwarzane będą tak długo jak obserwują Państwo nasze ww. profile.
6. Uprawnienia osób, których dane są przetwarzane
Każdej osobie, której dane są przez nas przetwarzane przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo do sprostowania danych osobowych,
- prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
a także w przypadku przetwarzania przez nas danych w oparciu o uzasadniony interes administratora:
– prawo do wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Ponadto, w przypadku przetwarzania przez nas danych w oparciu o wyrażoną przez Państwa zgodę lub w celu realizacji zawartej z nami umowy, przysługuje Państwu prawo do przenoszenia danych.
W sytuacji, w której wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Z praw, o których mowa powyżej skorzystać można poprzez kontakt z nami w sposób opisany w pkt. 3 niniejszej Polityki Prywatności.
7. Wymogi podania danych osobowych
Podanie danych przy składaniu zapytania za pośrednictwem formularza kontaktowego lub prowadzenia korespondencji mailowej jest niezbędne w celu udzielenie Państwu odpowiedzi na zadane pytania oraz ogólną komunikację.
Podanie danych w celu otrzymywania od nas newslettera oraz kontaktu telefonicznego jest dobrowolne.
Udział w organizowanym przez COS konkursie lub udział w ankiecie badania satysfakcji jest dobrowolny.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe przekazujemy innym podmiotom na podstawie wymogów przepisów prawa lub w związku z realizacją celu, dla którego zostały nam one przekazane. W przypadku korzystania przez nas z usług naszych podwykonawców deklarujemy, że korzystamy jedynie z usług podmiotów sprawdzonych, znanych na rynku lokalnym i dających gwarancje bezpieczeństwa danych. Umowy, w ramach których powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zawierają zapisy na temat wymaganych przez nas środków ochrony, zapewniających poufności, integralność i dostępność przekazywanych danych.
Państwa dane mogą być ujawniane podmiotom, które świadczą dla nas usługi teleinformatyczne (w tym hosting strony internetowej).
Jeżeli wyrazili Państwo chęć otrzymywania newslettera, Państwa dane mogą być przekazywane firmie świadczącym obsługę informatyczną w celu wykonania zamówionej usługi.
Do obsługi wszelkiej korespondencji, w tym korespondencji mailowej wykorzystujemy narzędzia dostarczane przez firmę Microsoft.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Państwa dane osobowe nie będą przekazane podmiotom przetwarzającym dane osobowe mającym siedzibę poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
10. Profilowanie i zautomatyzowane przetwarzanie danych
Administrator nie dokonuje profilowania użytkowników ani nie podejmuje wobec nich decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkowników.
W związku z korzystaniem ze strony internetowej Administrator może zbierać informacje o aktywności użytkowników, w tym dane dotyczące liczby odwiedzin strony, czasu spędzonego na stronie, odwiedzanych podstron czy przybliżonej lokalizacji wynikającej z adresu IP. Dane te są wykorzystywane wyłącznie do celów statystycznych, analitycznych oraz poprawy funkcjonowania i bezpieczeństwa strony internetowej. Analizy prowadzone są w oparciu o dane zbiorcze i nie służą do oceny cech ani zachowań konkretnych osób.
11. Cookies
W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Ciasteczka (ang. cookies) to niewielkie pliki danych informatycznych, zapisywanych i przechowywanych na komputerze, tablecie lub smartphonie przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. „Cookies” zazwyczaj zawierają nazwę strony, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu oraz unikalny numer.
Na stronie internetowej odwiedzającym będą prezentowane informację o plikach cookie zgodnie z przepisami prawnymi do czasu zaakceptowania/zamknięcia tejże informacji przez odwiedzającego. Dane o zaakceptowaniu informacji zostaną zapisane w plikach cookie na komputerze odwiedzającego.
Nasza witryna i oferowane przez nią usługi, korzystają z plików cookies w celach:
Gromadzone informacje dotyczą adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego.
Zebrane dane są przez nas monitorowane. W celu analizy wykorzystania naszej witryny posługujemy się narzędziami Google Analitics, które to rejestrują Twój ruch na stronie.
W serwisie stosowane są dwa rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
W ramach serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Usunięcie lub zablokowanie plików cookies jest zawsze możliwe. Użytkownik serwisu może to zrobić osobiście w odpowiednich ustawieniach swojej przeglądarki.
Informujemy, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych serwisu.
Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika serwisu, wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z nami reklamodawców oraz partnerów.
12. Zmiany niniejszej Polityki Prywatności
Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych.
